H.S.V. FLYING PETRELS

HUISHOUDELIJK REGLEMENT.

Hoofdstuk 1. LIDMAATSCHAP.

Artikel 1.
De leden hebben de volgende rechten:

  1. bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- of commissievergadering zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn;
  2. toegang tot de terreinen en gebouwen van de vereniging, als omschreven in hoofdstuk 6;
  3. het gebruikmaken van het materiaal, voor zover zij daartoe bevoegd zijn, als omschreven in hoofdstuk 6;

Artikel 2.
De leden zijn verplicht:

  1. zich strikt te houden aan alle bestaande reglementen en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur, van de leden van de ingestelde commissies alsmede van de coaches en de trainers;
  2. adreswijzigingen direct per email aan de secretaris bekend te maken; tevens dient een email te worden gezonden naar ledenadministratie@flyingpetrels.nl
  3. de contributie tijdig te voldoen zoals vermeld bij art. 16a van dit reglement
  4. bij een officiële waarschuwing het desbetreffende bestuurslid (honkbal/softbal) binnen 24 uur daarvan in kennis te stellen;
  5. de door hen veroorzaakte, aan de vereniging in rekening gebrachte, boetes, kosten e.d. binnen 1 maand aan de penningmeester te voldoen.
    De door teams veroorzaakte kosten en de door de KNBSB aan teams opgelegde boetes zullen op de spelers worden verhaald die de kosten c.q. boetes hebben veroorzaakt. Ook deze kosten en boetes dienen binnen 1 maand aan de penningmeester te worden voldaan.
  6. na een vermeend verkregen letsel tijdens verenigingsactiviteiten binnen 24 uur de secretaris daarvan in kennis te stellen;
  7. regelmatig terugkerende werkzaamheden bij toerbeurt uit te voeren op straffe van een boete en/ of schorsing. Nadere uitwerking in art. 16b.
  8. zich tijdig bij de coach af te melden indien niet aan een wedstrijd kan worden deelgenomen.
  9. zich tijdens wedstrijden en trainingen netjes te gedragen. Ontoelaatbaar c.q. gewelddadig gedrag wordt niet getolereerd. Indien er sprake is van dergelijk gedrag zullen disciplinaire maatregelen worden genomen.

Hoofdstuk 2. HET BESTUUR.

Artikel 3.

  1. Het bestuur vergadert ten minste viermaal per jaar en voorts zo dikwijls de voorzitter of twee bestuursleden dit nodig achten. In het laatste geval is de voorzitter verplicht binnen veertien dagen het bestuur in vergadering bijeen te roepen.
  2. Bestuursbesluiten kunnen slechts rechtsgeldig genomen worden in een vergadering, waarin ten minste de meerderheid van het totale aantal bestuursleden aanwezig is.

Artikel 4.
De voorzitter:
– is belast met de leiding van de algemene en bestuursvergaderingen.
– handhaaft de orde
– verleent en ontneemt het woord
– stelt de door de vergadering te beslissen vraagpunten vast
– is verplicht alle voorstellen, als zulks verlangd wordt, in stemming te brengen, voor zover zij niet in
  strijd zijn met de bepalingen van de statuten of het huishoudelijk reglement.

Bij afwezigheid van de voorzitter vervult de vicevoorzitter diens taak.

De voorzitter heeft het recht alle commissievergaderingen bij te wonen.

Artikel 5.
De secretaris:
– maakt notulen van de algemene en bestuursvergaderingen
– roept de vergaderingen bijeen
– stelt de vergaderingen in kennis van de ingekomen stukken
– voert alle correspondentie en houdt afschriften van de verzonden stukken
– brengt op de jaarvergadering een jaarverslag uit
– ondertekent in principe alle officiële mededelingen in overleg met de overige bestuursleden
– behandelt spoedeisende gevallen in overleg met de daartoe bevoegde leden van het bestuur
  waarvan mededeling wordt gedaan in de eerstvolgende bestuursvergadering
– bewaart alle documenten en bescheiden die eigendom zijn van de vereniging.

Artikel 6.
De penningmeester:
– heeft het beheer over de gelden van de vereniging
– belegt in overleg met het bestuur de gelden
– int contributies en andere gelden
– vereffent voorschotten
– voldoet rekeningen welke door het bestuurslid dat de betreffende bestelling heeft gedaan zijn
  geparafeerd
– bereidt de door het bestuur in te dienen begroting voor
– brengt op de jaarvergadering verslag uit over het beheer in het afgelopen jaar en geeft een
  overzicht van de financiële stand van zaken.

Diens jaarlijkse rekening wordt onderzocht door de in artikel 9 van dit huishoudelijk reglement genoemde commissie.

Artikel 7.
Het bestuur is bevoegd tot het benoemen en ontslaan van commissies die met een bepaalde taak kunnen worden belast.

De commissies verrichten hun werkzaamheden onder toezicht van het bestuur.

Zij brengen over de door hen verrichte werkzaamheden verslag uit op de jaarlijkse algemene ledenvergadering.

Commissies die gelden van de vereniging onder hun beheer hebben zijn voor de door hen namens de vereniging verrichte financiële handelingen verantwoording verschuldigd aan de penningmeester.

Artikel 8.
1. Bestuursleden zijn bevoegd namens het bestuur op te treden, ook waar het maatregelen betreft, die niet reeds door het bestuur zijn genomen en geen uitstel gedogen.

Zij zijn verplicht van de genomen maatregelen onverwijld kennis te geven aan de overige bestuursleden. Tegen de beslissing van een bestuurslid staat binnen acht dagen beroep open bij het bestuur.

2. De contacten met de pers vinden uitsluitend plaats via het bestuur of de door haar aangewezen Public-relations-medewerker.
Elk lid dat door de pers wordt benaderd om inlichtingen betreffende de club te verstrekken dient naar een van deze functionarissen te verwijzen.

Hoofdstuk 3. DE VERGADERINGEN.

Artikel 9.
De algemene ledenvergadering benoemt, tot het onderzoeken van de rekening van het bestuur, een commissie van twee niet-bestuursleden alsmede een plaatsvervanger.

Deze commissie brengt aan de algemene ledenvergadering verslag uit van haar bevindingen.

Een beknopt overzicht van de winst- en verliesrekening over het afgelopen jaar, alsmede een begroting van het lopende jaar, dienen minimaal een week voor de ledenvergadering voor de leden ter inzage te zijn.

Artikel 10.
De voorzitter moet alle voorstellen in stemming brengen wanneer zulks door de voorsteller wordt verlangd en wel naar de orde van de indiening.

Besluiten over de zaken die niet geagendeerd zijn kunnen niet worden genomen, tenzij deze rechtstreeks samenhangen met wel geagendeerde voorstellen.

Amendementen op voorstellen worden behandeld naar de orde van verste strekking.

Voorstellen van leden moeten voor het einde van het verenigingsjaar bij de secretaris zijn ingediend.

 

Hoofdstuk 4. BESLUITVORMING.

Artikel 11.
Over alle voorstellen wordt bij volstrekte meerderheid van het aantal geldig uitgebrachte stemmen beslist, uitgezonderd die, waaromtrent in statuten en huishoudelijk reglement anders is bepaald.

Bij schriftelijke stemming benoemt de voorzitter een stemcommissie, bestaande uit drie leden.

Deze stemcommissie verdeelt de stembriefjes, haalt deze ook weer op, telt de uitgebrachte geldige stemmen en deelt de vergadering de uitslag mede.

De stembriefjes worden daarna aan de secretaris overhandigd.

Artikel 12.
Onder geldige stemmen worden verstaan de stemmen welke in volkomen overeenstemming met de door de voorzitter gegeven stemformule zijn uitgebracht.

Stemmen in blanco uitgebracht zijn ongeldig.

Artikel 13.
Bestuursleden worden gekozen bij volstrekte meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

Artikel 14.
Na het staken van de stemmen volgt een herstemming. Indien ook dan de stemmen staken beslist het lot over personen en de voorzitter over zaken.

Hoofdstuk 5. GELDMIDDELEN.

Artikel 15.
De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit:

  1. contributies en hoofdelijke omslagen;
  2. opbrengsten advertenties en reclameborden;
  3. sponsorgelden;
  4. erfstellingen, legaten en schenkingen;
  5. bijdragen en subsidies;
  6. inkomsten kantine;
  7. andere, toevallige baten;
  8. inschrijfgelden.

Artikel 16.

  1. De contributie, de inschrijfgelden en de minimale donatie worden door het bestuur vastgesteld en op de algemene ledenvergadering geagendeerd.
    De contributie wordt jaarlijks per 1 januari automatisch met het door het C.B.S. vastgestelde inflatiepercentage verhoogd.
    De contributie is vastgesteld op 4 maal per jaar en dient te worden voldaan in 4 gelijke termijnen.
    Bij nieuwe leden wordt de contributie van het lopend jaar pro rata berekend vanaf de eerste dag van de maand volgend op de datum van aanmelding.
    De peildatum die bij jeugdleden geldt voor het overgaan naar een andere betalingscategorie is de 1e dag van het jaar waarin de speler in een andere, door de KNBSB vastgestelde, leeftijdscategorie wordt ingedeeld.
    Indien een aanmelding plaatsvindt binnen een jaar na beëindiging van een eerder lidmaatschap, is de volle jaarcontributie verschuldigd.

Betaling van de contributie kan geschieden d.m.v.:
*    automatische incasso: deze procedure zal plaatsvinden in 4 gelijke termijnen omtrent maar niet

      voor de volgende data: 29 maart , 29 mei, 29 juli en 29 september
*    Tevens is het mogelijk om zelf het factuur bedrag over te maken; hierbij zal de vereniging EUR

       5,00 per factuur in rekening brengen (dit vanwege de extra handelingen). Ook hier dient het

       gefactureerde bedrag voor 29 maart, 29 mei, 29 juli of 29 september op de rekening van de

      RABO Bank te staan.

  1. Alle leden, uitgezonderd ereleden en leden van verdienste, dienen binnen de vereniging een door het bestuur aan te geven functie/taak te vervullen. Zij kunnen wel een voorkeur aangeven maar het bestuur wijst toe, afhankelijk van waaraan behoefte is.

      Aanvullend geldt nog:

  1.   De verplichting gaat in in het jaar dat het lid de 14-jarige leeftijd bereikt.
  2. Voor leden jonger dan 14 jaar dient dit een ouder, verzorger of andere verwant te zijn.
  3.   Voor leden vanaf 14 jaar mag het ook een ouder, verzorger of andere verwant zijn
  4. Deze verplichting geldt, ongeacht de samenstelling van het gezin,

            voor minimaal één persoon per gezin.

  1. Ouders/verzorgers waarvan twee of meer kinderen jonger dan 14 jaar spelend lid zijn hoeven voor deze kinderen maar één taak te vervullen.
  2.   Indien zich uit één gezin niemand aanmeldt dan dient er een toeslag op de contributie te worden betaald. Het totale bedrag van de toeslag is afhankelijk van de gezinssamenstelling.
  3. Bij verhinderd zijn dient het lid (c.q. degene die namens het lid de taak of functie vervult) dit

       tijdig te melden en zelf voor een vervanger te zorgen.        

       Indien men verhinderd is en er is niet voor een vervanger gezorgd moet een boete worden

       betaald.

8.    Indien de boete niet binnen 2 weken wordt betaald volgt schorsing tot het moment dat de   boete is voldaan. Indien het een functie/taak betreft welke namens het lid door een                              ouder/verzorger of verwant wordt verricht geldt de schorsing voor het betreffende lid c.q.                    jeugdlid of jeugdleden onder de 14 jaar.
9.   De hoogte van de toeslag op de contributie, de hoogte van de boete en de criteria per                      functie/taak worden jaarlijks door de algemene ledenvergadering vastgesteld.

Artikel 17.
De vereniging kent ten behoeve van de vaststelling van de jaarlijkse bijdrage (contributie) de volgende categorieën:

5 t/m 9 jaar           BeeBall minor- en major league
10 t/m 12 jaar      BeeBall minor- en major league (pupillen)
13 t/m 15 jaar      Aspiranten
16 t/m 17 jaar      Junioren
vanaf 18 jaar        Senioren
Honkbal + Softbal
Honkbal/Softbal voor het hele gezin

Slow Pitch softball.          
De werkende leden betalen minimaal de verschuldigde bondscontributie incl. de verplichte verzekering. De leden die zijn toegelaten met alleen het recht van trainen betalen 50% van de door de algemene ledenvergadering vastgestelde contributie van de desbetreffende categorie naar leeftijd.

Artikel 18.
Niet tijdige betaling van de verschuldigde contributie en/of boete(s) leidt automatisch tot uitsluiting van trainingen en wedstrijden tot het moment dat de vordering is voldaan.
De betalingsverplichting komt door deze uitsluiting niet te vervallen en het ontheft het lid ook niet van de verplichting zoals verwoord in art. 16b.
Wanneer de noodzaak bestaat om een lid ter zake van een achterstand in betaling van contributie en/of boete(s) te manen zullen daarvoor extra kosten in rekening worden gebracht.
De noodzaak van maning wordt door de penningmeester beoordeeld. Bij herhaald weigeren te betalen zal een incassobureau worden ingeschakeld.
Tevens wordt alsdan het lidmaatschap beëindigd conform art. 5a punt 3 van de Statuten.
Alle noodzakelijke kosten om het innen te verwezenlijken zijn voor rekening van het lid.

Artikel 19.
Indien een lid gedurende een periode van drie maanden of langer niet in staat is te spelen en/of te trainen dient hij/zij terstond contact op te nemen met de penningmeester en dit te melden.

Een korting van maximaal 50 % van de contributie kan dan door het bestuur worden toegekend.

Artikel 20.
Reclame- en Sponsoractiviteiten kunnen alleen plaatsvinden na een schriftelijke overeenkomst tussen het bestuur en betrokkenen.

M.a.w. zonder toestemming van het bestuur is het niet toegestaan tijdens clubactiviteiten op enigerlei wijze reclame te maken.

Artikel 21.
Een machtiging van de algemene ledenvergadering is nodig voor niet-gebudgetteerde transacties boven € 5.000,– die niet passen in het financiële beleid van de vereniging, zoals dat op de algemene ledenvergadering is goedgekeurd.

Hoofdstuk 6.

GEBRUIK VAN TERREINEN, GEBOUWEN EN MATERIALEN C.Q. APPARATEN.

Artikel 22.
Het terrein en de gebouwen van de vereniging zijn op vastgestelde tijden, door het bestuur te bepalen, voor de leden toegankelijk.

De tijden worden tijdig bekend gemaakt.

Artikel 23.
De terreinen zijn uitsluitend toegankelijk voor voetgangers.

Alleen het bestuur kan daarvoor ontheffing verlenen.

De fietsen dienen uitsluitend geplaatst te worden in de daarvoor bestemde rekken.

Artikel 24.
Het bestuur heeft een regelende en controlerende taak ten aanzien van het juiste gebruik van terreinen (en de daarop staande dug-outs, hekwerken en dergelijke), gebouwen en materialen (c.q. apparaten) en heeft het recht iemand de bevoegdheid tot het gebruikmaken hiervan te ontnemen.

Artikel 25.
Indien de velden door de consul of gemeente zijn afgekeurd, is het verboden deze te betreden.

Artikel 26.
Indien de weersomstandigheden daartoe aanleiding geven, beslist het bestuur omtrent het verder gebruik van het veld.

Artikel 27.
De commissaris, belast met de zorg voor het materieel, alsmede de door het bestuur verantwoordelijk gestelde leden, kunnen materiaal en apparatuur buiten gebruik stellen.

Zij moeten dit kenbaar maken.

Artikel 28.
De vereniging draagt generlei verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden op het terrein en in de gebouwen aanwezig.

Artikel 29.

  1. Ieder van de leden is aansprakelijk voor schade aan eigendommen van de vereniging en van derden gehuurde eigendommen voor zover deze schade door hem/haar opzettelijk is toegebracht. Elke schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem/haar of hen, die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkenen wordt aangetoond.
    Voor elke door een lid toegebrachte schade aan een van de eigendommen van de vereniging is hij/zij verplicht terstond melding te doen aan het bestuur.

 

Hoofdstuk 7.

LOGO, KLEDING, WEDSTRIJDEN EN VERTEGENWOORDIGING.

Artikel 30.
Het logo van de vereniging is een afbeelding van een honkballer (marineblauw) met daaronder FLYING PETRELS (oranjerood), zoals in het archief aanwezig.

Artikel 31.
Het logo van de vereniging mag slechts worden aangebracht op die voorwerpen, welke daarvoor speciaal door het bestuur zijn aangewezen.

Artikel 32.
De vlag van de vereniging wordt gevormd door het logo omschreven in art. 30 geplaatst op een wit gekleurde ondergrond.

Artikel 33.
De voorwaarden betreffende kleding in een sponsorovereenkomst dienen door de leden te worden nageleefd.

Artikel 34.
Het bestuur is bevoegd namens de vereniging wedstrijden uit te schrijven en de vereniging te doen inschrijven als deelneemster aan door derden georganiseerde wedstrijden.

Artikel 35.
De samenstelling van teams (of de aanwijzing van personen), die de vereniging op de onder artikel 33 bedoelde wedstrijden zullen vertegenwoordigen, geschiedt door het bestuur of door haar aan te wijzen personen of commissie.

Artikel 36.
De leden, die aan de onder artikel 33 bedoelde wedstrijden deelnemen, moeten gekleed zijn in de door het bestuur bepaalde kleding.

Artikel 37.
Leden, die worden uitgenodigd voor het bijwonen van een try-out, of voor het trainen en spelen in een vertegenwoordigend team behoeven daarvoor toestemming van het bestuur.

Artikel 38.
De gewonnen prijzen blijven, voorzover ze niet persoonlijk zijn, in het bezit van de vereniging.

Artikel 39.
Bestuursdiensten worden door bestuursleden of daartoe aangezochte leden bij toerbeurt uitgevoerd. Zij zijn verantwoordelijk voor de gehele gang van zaken op de terreinen en in de gebouwen alsmede voor een goede afwikkeling van de wedstrijden en treden op bij calamiteiten.

Hoofdstuk 8. SLOTBEPALINGEN

Artikel 40.
Voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement kunnen slechts in behandeling worden genomen, wanneer deze voorkomen op de agenda van de algemene ledenvergadering.

Artikel 41.
Bij verschillen over de uitlegging van de bepalingen van dit reglement en in gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur, behoudens bekrachtiging van deze beslissing door de algemene ledenvergadering.

De beslissing van het bestuur wordt tot het tijdstip van deze vergadering nageleefd.

Artikel 42.
Bij ontbinding van de vereniging volgens artikel 12 van de statuten, zal in de algemene ledenvergadering door de penningmeester zijn laatste afrekening worden gedaan.

Deze zal door een commissie, zoals in artikel 9 genoemd, worden nagezien en na goedkeuring hiervan zal over het batig saldo overeenkomstig het bepaalde in de statuten worden beschikt.

Artikel 43.
Ieder lid wordt geacht bekend te zijn met de bepalingen van de statuten en het huishoudelijk reglement, welke ter inzage liggen bij de secretaris en is gehouden deze in acht te nemen.

Artikel 44.
Tevens verwijzen wij naar de bestaande Huisregels

 

Goedgekeurd tijdens Alg. Ledenvergadering van 29 maart 2010

Voorstel om veranderingen voor te stellen op 18 maart 2019.